AI 입금 대조 프롬프트: 부분입금·합산입금·미수금 후보 나누기

금액이 같다고 같은 거래는 아닙니다

한 거래처가 두 주문을 합쳐 입금하거나 청구액 일부만 보내는 상황에서는 단순 금액 검색으로 대조가 끝나지 않습니다. 입금자명이 담당자 이름인 경우도 있으므로 거래처명까지 같지 않을 수 있습니다. AI에는 확정 연결보다 후보와 근거를 나누도록 요청하는 편이 좋습니다.

이 글의 목적은 회계 처리나 세무 판단을 대신하는 것이 아니라 담당자가 확인할 대응표를 만드는 것입니다. 청구서, 입금표, 취소·환불표의 기준일을 맞추고 내부 규칙을 먼저 제공해야 합니다. 금액만 같은 서로 다른 거래를 합치면 오히려 미수금 관리가 더 어려워집니다.

기준일과 ID를 고정합니다

청구 행에는 I001, 입금 행에는 P001 같은 고유 ID를 둡니다. 청구일, 지급기한, 거래처 코드, 통화, 청구액과 입금액을 구분하세요. 입금일을 매출일로 바꿔 쓰거나 서로 다른 통화를 합산하지 않도록 조건을 명시합니다.

예시로 청구 I001이 100,000원이고 P001이 60,000원이면 40,000원 차액 후보를 표시할 수 있습니다. 그러나 수수료, 할인, 상계, 환불이 있는지는 별도 자료가 있어야 합니다. 차액 전부를 연체로 단정하는 대신 설명이 필요한 금액으로 남깁니다.

복사해서 쓰는 입금 대조 프롬프트

먼저 열 개 안팎의 사례로 시험해 결과 표가 업무 방식과 맞는지 확인합니다. 특히 같은 금액이 반복되는 거래와 하나의 입금이 여러 청구에 걸친 경우를 넣어야 합니다. 단순한 정상 예시만 넣으면 실제 대조에서 중요한 불명 사례를 놓치기 쉽습니다.

아래 청구·입금·취소 자료를 [기준일] 기준으로 대조해 주세요. 원본 행 ID와 통화를 보존하세요. 거래처 코드·명시된 주문번호를 우선하고 금액만 같다는 이유로 확정 연결하지 마세요. 결과를 완전 대응 후보, 부분입금 후보, 합산입금 후보, 과입금 후보, 대응 불명으로 나누세요. 여러 연결이 가능하면 모두 후보로 표시하고 선택하지 마세요. 청구액-확정 대응 입금액의 계산식과 차액을 보여 주세요. 할인·수수료·상계는 제공 자료에 있는 경우만 반영하세요. 마지막에 담당자 확인 질문과 기준일 이후 입금 여부를 확인할 목록을 적어 주세요. 자료: [표].

총계와 연결 관계를 함께 검수

청구 총액, 대응 입금액, 미연결 입금액을 분리해 확인하세요. 대응 후보에 같은 입금 ID가 두 번 들어갔는지 점검하면 중복 차감 오류를 줄일 수 있습니다. 원본과 결과의 행 수 차이도 살펴봅니다.

최종 확정은 거래처 확인과 내부 장부를 근거로 합니다. 독촉 메시지를 자동 발송하기 전에 입금 시차나 다른 계좌 입금 여부를 확인해야 합니다. 담당자가 확정한 연결과 AI가 제안한 후보를 구분해서 저장하면 다음 정산 때 같은 불확실성이 반복되지 않습니다.

실무 예시: 동일 금액 청구가 반복되는 거래처

같은 거래처에 100,000원 청구가 세 건 있고 입금 한 건만 100,000원으로 들어왔다고 가정해 봅니다. 금액과 거래처만으로는 어느 청구에 대응하는지 확정할 수 없습니다. AI가 가장 오래된 청구에 자동으로 넣도록 하려면 그런 내부 배분 규칙이 실제로 존재하고 적용 가능한지 먼저 확인해야 합니다. 규칙이 없으면 세 후보를 남기고 담당자 확인으로 보류하는 것이 맞습니다.

반대로 입금 메모에 주문번호가 명시돼 있다면 그 근거를 우선해 대응할 수 있습니다. 이때도 번호가 일부만 일치하는지 전체가 같은지 구분하세요. 청구번호에 연도나 거래처 접두어가 붙는다면 그 의미를 입력 설명에 적어야 합니다. AI가 비교를 위해 코드를 임의로 잘라 버리면 서로 다른 주문이 같은 값으로 보일 수 있습니다.

월말 정산에서는 기준일 이후 들어온 입금도 따로 살펴볼 필요가 있습니다. 기준일 현재 미대응으로 남았다는 사실과 현재도 받지 못했다는 사실을 혼동하면 이미 입금한 고객에게 독촉할 수 있습니다. 고객에게 연락하기 전 최신 입금 내역을 다시 확인하고, 확인한 시각을 기록하세요. 차액 안내문에도 금액과 근거 거래를 넣되 미확정 후보를 확정 청구처럼 표현하지 않습니다.