AI 재고표 검수: 음수 재고·중복 입고·단위 혼용 후보 찾기

재고 수량이 무엇을 뜻하는지 먼저 정합니다

장부 재고, 실제 보관 수량, 예약 주문에 잡힌 수량은 서로 다를 수 있습니다. 표의 음수 값을 무조건 오류라고 단정하기 전에 어떤 재고를 기록하는지 확인해야 합니다. 가상 실습은 기초 수량에 입고를 더하고 출고를 빼는 단순 장부라고 정합니다. 예약이나 반품 대기 상태는 이번 계산에 포함하지 않습니다.

원자료에는 날짜, 상품 코드, 기록 유형, 수량, 단위, 문서 번호를 둡니다. 상품명이 같아도 규격이 다른 상품은 코드로 구분합니다. “검정 펜”이라는 이름만 보고 0.5mm와 0.7mm를 합치면 합계는 맞아 보여도 실제 재고와 비교할 수 없습니다.

오류를 찾기 전에 확인할 규칙을 적습니다

음수 잔고, 같은 문서 번호의 중복 기록, 허용하지 않은 단위, 날짜 역전 등을 후보 규칙으로 정합니다. 다만 같은 문서 번호에 여러 상품이 있을 수 있으므로 번호만 같다고 삭제하면 안 됩니다. 상품 코드와 유형, 수량까지 함께 확인할지 업무 기준을 세워야 합니다.

가상 예로 기초 20개, 입고 10개, 출고 35개면 계산 잔고는 -5개입니다. 이것은 확인할 신호이지 출고를 30개로 바꾸라는 뜻이 아닙니다. 누락 입고, 잘못된 기초 수량, 실제 초과 출고 등 원인이 여러 가지일 수 있습니다. 숫자를 맞추는 것과 기록을 바로잡는 것은 다릅니다.

원본 보존을 명시한 복사 프롬프트

원본을 수정하지 않고 검토 후보표만 만들도록 합니다. 데이터가 많다면 열 정의와 대표 행을 먼저 확인한 뒤 전체 자료를 다루세요. 실제 판매처나 고객 정보가 포함된 기록은 필요한 항목만 남긴 사본을 사용합니다.

아래 가상 재고 기록에서 검토가 필요한 후보를 찾으세요. 원본 행을 수정하거나 삭제하지 않습니다.
정의: 잔고 = 기초 + 입고 - 출고. 상품 코드를 기준으로 구분하며 단위는 개를 기준으로 합니다.
검토 규칙: 음수 잔고, 문서번호·상품코드·유형·수량이 모두 같은 반복 행, 개와 박스의 혼용, 확인되지 않은 날짜.
출력 열: 행 ID, 해당 규칙, 관찰된 값, 가능한 확인 원인, 담당자가 확인할 증빙.
박스당 개수가 없으면 환산하지 마세요. 중복 후보를 실제 중복이라고 확정하지 말고, 잔고를 맞추기 위해 수량을 임의 변경하지 않습니다.

단위 혼용은 숫자 크기만으로 찾을 수 없습니다

가상 자료에 “입고 2박스”와 “출고 8개”가 섞이면 2-8로 계산할 수 없습니다. 박스당 12개라는 확인된 규격이 있어야 24개로 환산할 수 있습니다. 같은 상품도 납품 포장 단위가 바뀔 수 있으므로 모든 박스에 한 값을 적용하지 않습니다. 환산 규칙의 적용일과 상품별 기준을 확인하세요.

AI는 단위가 다른 행을 표시하는 역할부터 맡길 수 있습니다. 실제 환산은 담당자가 승인한 표를 제공한 뒤 진행합니다. 환산값을 별도 열에 두고 원래 수량과 단위를 남겨야 나중에 원문 증빙과 대조할 수 있습니다. 정리된 숫자만 남기면 계산 경로가 사라집니다.

중복 후보는 원문 증빙으로 판정합니다

같은 상품을 같은 수량으로 두 번 입고할 수 있으므로 비슷한 행이라고 모두 중복이 아닙니다. 문서 번호가 같아도 분할 처리인지 정정 기록인지 확인해야 합니다. 거래 명세나 내부 입고 확인 자료를 대조한 뒤 실제 중복 여부를 결정하세요. AI가 비슷한 문장을 잘 찾는 것과 거래 사실을 아는 것은 다른 문제입니다.

검토표에는 최종 판정 열을 따로 둡니다. 오류 아님, 수정 필요, 추가 확인으로 나눠 담당자가 기록하면 다음번 규칙을 개선할 수 있습니다. 매번 정상 행을 과도하게 잡는 규칙은 업무 부담을 늘립니다. 오류를 놓치는 비율과 불필요하게 표시하는 비율을 함께 살펴 기준을 조정합니다.

입출고 순서가 잔고에 미치는 영향도 봅니다

하루 합계는 같아도 기록 순서에 따라 중간 잔고가 달라질 수 있습니다. 가상으로 기초 5개, 오전 출고 8개, 오후 입고 10개라면 하루 끝 잔고는 7개지만 오전에는 -3개가 됩니다. 실제 입고가 오전이었는데 입력만 오후에 했을 수도 있고 기록이 누락됐을 수도 있습니다. 날짜만 있는 자료로 시간 순서를 확정하지 마세요.

검토 목적이 일별 마감 재고인지 시점별 출고 가능 수량인지에 따라 필요한 자료가 다릅니다. AI가 음수 후보를 표시하면 해당 기록의 발생 시각과 입력 시각을 구분해 확인합니다. 같은 날의 순서를 임의로 바꿔 음수가 사라지게 만드는 것은 해결이 아닙니다. 원자료의 한계와 검토 단위를 명시하고 실제 증빙이 확보된 경우에만 기록을 바로잡아야 합니다. 합계가 맞는지와 과정이 맞는지를 따로 보는 연습입니다.

수정 후에는 합계와 원인 기록을 남깁니다

확인된 오류만 별도의 수정 사본에 반영하고 수정 전 값, 수정 후 값, 근거, 담당자, 확인일을 남깁니다. 원본을 보존하면 예상과 다른 결과가 나왔을 때 되돌아갈 수 있습니다. 재고 합계가 맞아졌다는 이유만으로 모든 행이 정확하다고 보지 말고 상품별 흐름도 확인하세요.

실제 수량과의 대조가 필요한 시점에는 현장 확인 절차를 따릅니다. AI의 표 검토는 실물을 세거나 누락 증빙을 자동 발견하는 것과 같지 않습니다. 검토 후 남은 미확정 행을 목록으로 관리하고, 다음 입출고 기록에 같은 단위와 식별 규칙이 적용되도록 입력 양식부터 개선하면 재발을 줄일 수 있습니다.